Veelgestelde vragen over privacy
- Welke gegevens van mij worden verwerkt en waarom?
- Wat houdt het beroepsgeheim en geheimhoudingsplicht in?
- Hoe lang worden mijn gegevens bewaard en waarom?
- Worden mijn gegevens met derden gedeeld en waarom?
- Kan ik verzoeken mijn gegevens direct door te sturen naar een andere zorgverlener?
- Wanneer heb ik recht om een kopie van mijn dossier op te vragen?
- Mag ik een kopie van een dossier van een familielid opvragen?
- Mag ik verzoeken om mijn dossier aan te passen/rectificeren?
- Ik wil al mijn gegevens bij Bergman Clinics verwijderd hebben, mag dat?
- Waarom moet ik iemand anders een machtigingsformulier laten ondertekenen?
- Waarom moet ik een kopie meesturen van mijn ID als ik een verzoek indien?
- Ben ik verplicht om mijn legitimatie te laten zien?
- Waarom wordt er een foto van mij gemaakt?
- Mag ik beeld en/of geluidsopnames maken?
- Waar kan ik terecht voor een klacht over mijn privacy?
Voor een goede (medische) behandeling is het noodzakelijk om gegevens van u te verwerken: uw gezondheidstoestand, resultaten van onderzoeken, diagnose, behandelplannen, OK verslagen, etc. Deze worden in uw medisch dossier vastgelegd. Behalve uw medisch gegevens hebben wij ook andere persoonsgegevens nodig, zoals uw BSN, naam, adres en geboortedatum. Dit hebben wij nodig om u te kunnen identificeren en om ervoor te zorgen dat wij u niet verwarren met een andere cliënt.
Naast medische verslaglegging zijn ook andere doeleinden van belang. De meest voorkomende doeleinden zijn onze financiële administratie, kwaliteitsbewaking, -verbetering en -onderzoek. Andere doeleinden kunt u terugvinden in ons privacy statement op onze website.
Alle medewerkers die betrokken zijn bij uw behandeling hebben toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taak. Te denken valt aan (para)medisch personeel zoals specialisten, optometristen, consulenten en verpleegkundigen. Deze zorgprofessionals werken onder een zelfstandig beroepsgeheim en/of een geheimhoudingsplicht.
Naast de zorgprofessional die direct bij uw zorg betrokken is, zijn er ook professionals die achter de schermen betrokken zijn bij het waarborgen van goede en veilige zorg. Te denken valt aan managers van de klinieken en medewerkers van stafafdeling zoals Kwaliteit en Veiligheid en ICT. Bergman Clinics doet er alles aan om de informatie die voor deze werkzaamheden beschikbaar is, alleen noodzakelijke gegevens te gebruiken en waar mogelijk anoniem. Deze professionals zijn allen gebonden aan de geheimhoudingsplicht.
Bergman Clinics bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Wij bewaren uw medische gegevens minimaal 15 jaar na het eindigen van de behandeling, zoals wettelijk verplicht.
In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om een aantal persoonsgegevens van u te delen met een andere partij, denk bijvoorbeeld aan het sturen van een factuur naar uw zorgverzekeraar. Ook zijn wij als ziekenhuis wettelijk verplicht om onze kwaliteit van zorg te monitoren en om bij te dragen aan de kwaliteit van zorg in Nederland. Soms moeten wij daarvoor gegevens verstrekken aan landelijke registraties. Bergman Clinics doet dit anoniem wanneer mogelijk. Voor de continuïteit van zorg informeren wij uw (huis)arts die u heeft doorverwezen. Wij verstrekken geen gegevens als dit niet nodig is.
U heeft het recht Bergman Clinics te verzoeken uw gegevens door te sturen naar een andere arts, een zorginstelling of een zorgverzekeraar. In de praktijk is het niet altijd technisch mogelijk om gegevens rechtstreeks door te sturen. Soms kan het dan sneller en handiger zijn om een kopie van het dossier op te vragen en deze zelf mee te nemen naar de andere zorginstelling of arts. Wanneer u uw verzoek goed uitlegt kunnen wij met u meedenken wat de beste manier is om uw informatie naar de andere arts of zorginstelling aan te leveren.
U heeft te allen tijde recht op inzage en afschrift van uw medisch dossier. De privacy van anderen mag daardoor niet in het gedrang komen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als uw familielid uw arts in vertrouwen informatie heeft gegeven.
Als u om een kopie van uw medisch dossier vraagt, ontvangt u dit zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek. Er worden geen kosten in rekening gebracht voor het verstrekken van een kopie. Echter, als u regelmatig een inzageverzoek doet, of om meer dan één kopie verzoekt, kunnen wij hiervoor een redelijke vergoeding voor vragen.
U mag alleen kopieën van een dossier van een ander ontvangen, indien:
- U schriftelijk gemachtigd bent door de cliënt of een gerechtelijke vertegenwoordiger bent.
- Het gaat om uw kind jonger dan 16 jaar (mits u het ouderlijk gezag heeft).
Minderjarigen van 12 tot 16 jaar kunnen ook zelf een verzoek tot inzage doen.
Kopieën uit medische dossiers van overleden cliënten worden niet verstrekt, tenzij:
- Cliënt (bij leven) hiervoor iemand heeft gemachtigd.
- Dit wordt vereist vanuit de wet
- De rechter hier toestemming voor heeft gegeven.
- De arts van oordeel is dat sprake is van een veronderstelde toestemming van de overledene
- De arts na een belangenafweging zijn beroepsgeheim doorbreekt ten behoeve van het gerechtvaardigd belang van een ander (bijvoorbeeld in geval van een erfelijke ziekte).
-
Mag ik verzoeken om mijn dossier aan te passen/rectificeren?
U kunt Bergman Clinics vragen om onjuiste gegevens zo spoedig mogelijk te herstellen of gegevens aan te vullen. Bijvoorbeeld indien u een verkeerde geboortedatum hebt opgegeven of bij een adreswijziging. Het gaat om het wijzigen van feitelijke gegevens. Een diagnose mag u bijvoorbeeld niet wijzigen. Wel mag u altijd uw eigen zienswijze toevoegen aan het dossier, net als de uitkomst van een second opinion. Als u uw gegevens wilt wijzigen of iets wil toevoegen aan uw dossier, kunt u het formulier correctie of aanvulling van mijn dossier invullen.
U kunt Bergman Clinics vragen uw gegevens te wissen. Er gelden wel specifieke beperkingen ten aanzien van onder meer het cliëntendossier.
Vanuit de medische wetgeving heeft Bergman Clinics een plicht tot dossiervoering. Bovendien zijn wij verplicht dossiers 15 jaar te bewaren. Vanuit privacy en de gezondheidszorg wetgeving heeft u het recht uw medisch dossier bij Bergman Clinics te laten verwijderen. Dit recht is geen absoluut recht en kent beperkingen en uitzonderingen. Wij kunnen dus niet zomaar iets verwijderen. Iedere verwijdering moet goed afgewogen worden. Uw behandelaar maakt, eventueel in overleg met de Privacy Officer, de afweging of de medische gegevens verwijderd mogen worden. Let op, financiële en administratieve gegevens zijn geen onderdeel van het medisch dossier.
Het verwijderen van een deel van het dossier kan alleen als de gedeelten voor de behandeling niet essentieel zijn en geen vertekend beeld opleveren van het geheel.
Wees u er bewust van dat indien uw medische gegevens zijn verwijderd, deze niet meer te traceren zijn. Mogelijk kunnen deze gegevens in de toekomst van belang zijn. Overweeg daarom om een kopie van uw medische dossier door ons over te dragen aan een andere zorgverlener of aan uzelf, alvorens u het laat verwijderen.
Wij delen uw gegevens niet met andere personen dan uzelf, om inbreuk van privacy en misbruik te voorkomen. Uiteraard kan het prettig zijn wanneer iemand anders zoals een familielid, namens u het woord mag doen. Hierbij kunt u denken aan inzageverzoeken of om medicatievoorschriften te bespreken. In deze gevallen kunt u iemand machtigen. Hiertoe vult u het machtigingsformulier in en ondertekenen u en uw gemachtigde dit formulier. Wanneer Bergman Clinics dit formulier heeft ontvangen, kan de gemachtigde namens u het woord voeren.
Het formulier kunt u ook telefonisch of per mail aanvragen zodat wij een gedrukt exemplaar naar u toe sturen.
Bij elk verzoek wat invloed heeft op uw medische gegevens, vragen wij u een veilige kopie mee te sturen van een identiteitsbewijs. Een veilige kopie is een kopie zonder zichtbare BSN en foto met daarop uw handtekening, de datum en de reden van de kopie geschreven. Wij controleren uw identiteit om te voorkomen dat een ander dan u een verzoek indient m.b.t. uw medische gegevens. De kopie wordt alleen gebruikt voor het controleren van uw identiteit. Daarna wordt de kopie verwijderd.
Zorgaanbieders zijn wettelijk verplicht de identiteit van haar cliënten te controleren. Bij een eerste bezoek aan een van onze klinieken moet u zich legitimeren met een geldig identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart, rijbewijs of vreemdelingendocument). Elke cliënt moet zich kunnen legitimeren, dit geldt voor alle leeftijden.
Legitimatie kan ook worden gevraagd in verband met de juiste registratie in het medische dossier en ter voorkoming van misbruik van medische dossiers en verzekeringsgegevens. Ook kan gevraagd worden het verzekeringsbewijs te laten zien.
Tijdens uw bezoek wordt mogelijk op meerdere momenten gevraagd om uw naam en geboortedatum te bevestigen ter controle van identiteit. Zo voorkomen we dat u voor een ander aangezien wordt tijdens de zorg.
Bij uw eerste bezoek wordt er een foto van u gemaakt voor in het medisch dossier. Deze dient ter identificatie. U mag het maken van deze foto ook weigeren. In dat geval zult u zich wel elk bezoek opnieuw moeten legitimeren met uw ID-bewijs.
Respecteer de (andere) cliënten en de medewerkers van onze organisatie en ook de privacy van deze mensen. Maak niet ongevraagd foto’s of andere (beeld)opnames van andere cliënten of onze medewerkers.
U mag wel geluidsopnames maken van het gesprek met uw zorgverlener. Laat dit graag van te voren weten aan uw zorgverlener. Een geluidsopname kan ondersteunend zijn voor het begrijpen van de verkregen informatie, wat kan leiden tot betere informatieoverdracht en gezamenlijke besluitvorming. Deze opnames zijn alleen voor privégebruik en mogen niet zonder toestemming van uw zorgverlener openbaar gemaakt worden.
De medewerkers van Bergman Clinics zetten zich in om u zo goed mogelijk te behandelen, te verzorgen en te begeleiden. Toch kan het gebeuren dat u een negatieve ervaring heeft of dat de behandeling of organisatie niet voldoet aan uw verwachtingen op het gebied van uw privacybescherming. U kunt hiervoor het reguliere klachtenproces doorlopen. Hier vindt u hoe u een klacht kunt indienen..
